RESUMEN EJECUTIVO La calificación jurídica de una entidad formadora como responsable o encargada del tratamiento depende de su grado de autonomía en la determinación de los fines y medios del tratamiento. En el marco de la formación bonificada, no se requiere la firma de un Contrato de Encargado del Tratamiento (CET) cuando la entidad actúa como organizadora con independencia técnica, asumiendo obligaciones legales propias ante la Administración.
Delimitación de responsabilidades en el tratamiento de datos personales
En el ecosistema de la formación profesional para el empleo, la correcta identificación de los roles de los intervinientes es un requisito indispensable para el cumplimiento normativo. Para determinar si es preceptiva la suscripción de un Contrato de Encargado del Tratamiento (CET), el análisis jurídico debe centrarse en identificar qué entidad decide efectivamente sobre los fines y los medios de la explotación de los datos personales de los alumnos.
Con carácter general, no es necesario formalizar un CET cuando la entidad formadora recibe los datos para matricular a los participantes en un programa de su propio catálogo. En este escenario, la entidad adopta de forma autónoma las decisiones operativas y docentes necesarias para la prestación del servicio. Si la entidad formadora determina de forma independiente el uso de la información sin estar supeditada a instrucciones directas de ejecución por parte del cliente, actúa como responsable del tratamiento.
Por el contrario, la suscripción del CET resulta obligatoria cuando la empresa cliente retiene el control absoluto sobre los fines y medios, proporcionando instrucciones específicas y limitadas. En este supuesto, la entidad actúa como una mera prestadora de servicios de gestión documental bajo las directrices del responsable, y los participantes no son considerados alumnos propios de la entidad ni reciben necesariamente una certificación oficial emitida de forma independiente por el centro.
El régimen jurídico de la formación bonificada y FUNDAE
La complejidad técnica se acentúa cuando la formación se articula a través del sistema de bonificaciones gestionado por la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE). En este contexto, la relación entre la entidad formadora, la empresa cliente y el organismo público viene marcada por la normativa sectorial, específicamente por la Ley 30/2015 y el Real Decreto 694/2017.
Estas normas permiten que las empresas deleguen la organización de la formación en entidades externas especializadas. Cuando la entidad formadora asume el rol de entidad organizadora, actúa con una legitimación propia derivada de la ley para cumplir con obligaciones de control, seguimiento y custodia de documentación ante el Servicio Público de Empleo Estatal. En estos casos, su actividad trasciende las meras instrucciones de un tercero y, por tanto, en la figura de la entidad organizadora no se requiere un CET, independientemente de que la gestión de la bonificación se realice con o sin coste.
Entidad organizadora frente a mera gestora administrativa
Un matiz fundamental para el cumplimiento normativo reside en la naturaleza real de los servicios prestados. Si la entidad actúa exclusivamente como una gestora administrativa, limitándose a labores de mecanización de datos en la plataforma de FUNDAE sin intervenir en la organización de la formación ni su impartición, se configura un supuesto de encargo de tratamiento. En este caso, la entidad es una extensión técnica de la empresa para trámites burocráticos, lo que exige regular la relación mediante contrato escrito.
Es relevante destacar el tratamiento de datos de categorías especiales, como el grado de discapacidad de un trabajador, necesario para aplicar ciertas ventajas en las bonificaciones. La normativa ampara esta comunicación cuando es estrictamente necesaria para el seguimiento de fondos públicos. No obstante, la transparencia hacia el trabajador sobre quién trata sus datos y con qué finalidad sigue siendo un pilar ineludible, debiendo constar la información clara en los modelos de solicitud de participación.
Fuentes:
abanlex.com 